Den ersten Anwendungsfall wählen

Klein anfangen ist auch eine Strategie#

Wer im Hafen ein neues Verfahren einführt, probiert es nicht an einem Großcontainerschiff aus. Er probiert es an einem Liegeplatz, an dem ein Fehler eine Stunde kostet und nicht eine Woche. Diese Selbstverständlichkeit geht bei KI-Vorhaben regelmäßig verloren, weil das Thema so groß verhandelt wird, dass ein kleiner Anfang als unambitioniert gilt.

Er ist das Gegenteil. Ein kleiner Anfang liefert nach vier Wochen belastbare Erfahrung, ein großer nach neun Monaten eine Präsentation. Und die Erfahrung ist das, was ein Haus in dieser Phase braucht — nicht die Zahl.

Die vier Kriterien#

Häufigkeit. Ein Vorgang, der zweimal im Jahr vorkommt, lohnt keine Einrichtung und liefert keine Erfahrung. Etwas, das täglich oder wöchentlich anfällt, liefert innerhalb weniger Wochen genug Fälle, um zu beurteilen, ob es trägt.

Prüfbarkeit in Minuten. Wenn die Prüfung des Ergebnisses länger dauert als die Aufgabe selbst, ist der Fall falsch geschnitten. Fragen Sie die Fachabteilung, nicht die IT: Woran sehen Sie in zwei Minuten, ob das taugt?

Ein erkennbares Richtig. Es muss jemanden geben, der sagen kann, wie das korrekte Ergebnis aussähe. Ohne diesen Maßstab lässt sich weder Nutzen noch Schaden feststellen — und die Diskussion endet in Geschmacksfragen.

Verträglicher Fehler. Beim ersten Fall darf etwas schiefgehen. Deshalb gehören Vorgänge, bei denen ein Fehler Menschen, Geld oder Rechtspositionen unmittelbar trifft, nicht an den Anfang, sondern ans Ende der Reihe.

Was regelmäßig funktioniert#

Vier Muster begegnen mir immer wieder, und sie tragen in fast jeder Branche.

Zusammenfassen wiederkehrender Unterlagen. Protokolle, Berichte, Eingangspost, Fachartikel. Das Ergebnis ist sofort prüfbar, weil das Original danebenliegt.

Vorformulieren von Standardschreiben. Nicht das fertige Schreiben, sondern der Entwurf, den ein Mensch in zwei Minuten anpasst. Der Zeitgewinn liegt im leeren Blatt, das verschwindet.

Auswertung von Freitextfeldern. Fast jedes Haus sammelt Freitext, den nie jemand liest: Bemerkungsfelder, Rückmeldungen, Reklamationsgründe. Dort steht regelmäßig etwas, das niemand wusste.

Verankerte Suche im eigenen Bestand. Eine Frage stellen und die Antwort mit Fundstelle bekommen. Der Aufwand ist höher als bei den anderen drei, der Nutzen aber auch — und er wächst mit jedem weiteren Dokument.

Und was regelmäßig scheitert#

Alles, was Personalentscheidungen berührt, ist als Einstieg ungeeignet — nicht nur wegen der Hochrisiko-Einstufung, sondern weil die Aufregung im Haus jede sachliche Bewertung überdeckt. Ebenso ungeeignet: Vorhaben ohne Vergleichsmaßstab, Vorhaben, deren Nutzen erst nach Monaten sichtbar wird, und Vorhaben, für die erst eine Datengrundlage geschaffen werden muss. Letzteres ist kein KI-Vorhaben, sondern ein Digitalisierungsvorhaben, und es sollte auch so heißen.

Ein Ablauf über sechs Wochen#

Woche 1 — Bestandsaufnahme. Welche Werkzeuge sind im Haus tatsächlich im Einsatz, einschließlich der privaten Zugänge? Welche Vorgänge kommen häufig vor? Zwei Gespräche mit den Fachbereichen bringen mehr als eine Umfrage.

Woche 2 — Auswahl und Maßstab. Einen Fall festlegen. Zwanzig echte Fälle aus der Vergangenheit heraussuchen, bei denen das richtige Ergebnis bekannt ist. Das ist Ihr Prüfstein, und ohne ihn geht es nicht weiter.

Woche 3 — Vertrag und Datenschutz. Anbieter festlegen, Tarif prüfen, Auftragsverarbeitung abschließen, Verarbeitung im europäischen Raum sicherstellen, Betriebsrat einbeziehen. Diese Woche wird gern übersprungen und rächt sich dann in Woche acht.

Woche 4 — Probelauf. Die zwanzig Fälle durchlaufen lassen, Ergebnisse gegen den Prüfstein halten, nachbessern. Erst hier zeigt sich, ob der Fall trägt.

Woche 5 — Kleiner Kreis. Drei bis fünf Personen arbeiten damit im Alltag. Nicht die Begeisterten aussuchen, sondern die Gründlichen; die Begeisterten finden ohnehin, dass es funktioniert.

Woche 6 — Entscheidung. Ausweiten, nachbessern oder lassen. Alle drei sind zulässige Ergebnisse, und „lassen" ist kein Scheitern, wenn man weiß, warum.

Was Sie messen sollten, und was nicht#

Nicht messen: wie viele Leute es benutzt haben, wie viele Anfragen gestellt wurden, wie zufrieden die Beteiligten sind. Diese Zahlen steigen in jedem Pilotversuch und sagen nichts.

Messen: Wie lange dauert der Vorgang von Anfang bis Ende, inklusive Nacharbeit, im Vergleich zu vorher? In wie viel Prozent der Fälle war das Ergebnis ohne Änderung brauchbar? Wie oft musste korrigiert werden, und wie schwer wog die Korrektur? Diese drei Zahlen entscheiden.

Und eine vierte, die man selten erhebt: Wie oft wird das Werkzeug acht Wochen nach dem Probelauf noch benutzt? Das ist die ehrlichste Kennzahl in diesem ganzen Feld.

Die Beteiligten#

Drei Rollen braucht es, und in einem mittelständischen Haus können es zwei Personen sein. Jemanden aus der Fachabteilung, der den Vorgang wirklich macht — nicht die Leitung, sondern die Bearbeitung. Jemanden, der die technische Anbindung verantwortet. Und jemanden, der entscheiden darf, wenn es klemmt. Fehlt der Dritte, versandet das Vorhaben an der ersten unangenehmen Frage.

Den Betriebsrat früh einzubeziehen, ist keine Höflichkeit, sondern Selbstschutz. Ein Vorhaben, das im Probelauf gut lief und dann an der Mitbestimmung hängt, hat vier Monate gekostet und nichts gebracht.

Der Fehler, der am häufigsten vorkommt#

Er ist unspektakulär: Es wird kein Prüfstein angelegt. Man startet, es sieht gut aus, alle finden es beeindruckend, und drei Monate später kann niemand sagen, ob es etwas gebracht hat. Dann entscheidet die Stimmung, und die Stimmung entscheidet in beide Richtungen falsch.

Zwanzig alte Fälle mit bekanntem Ergebnis kosten einen halben Tag. Sie sind das Beste, was Sie in dieses Vorhaben investieren können.