Welche Daten dürfen hinein

Die Alster ist gestaut, nicht gewachsen#

Was aussieht wie ein natürlicher See, ist eine Anlage: Ohne die Dämme an der Reesendammbrücke stünde das Wasser woanders, vermutlich deutlich tiefer und breiter verteilt. Man sieht der Wasserfläche nicht an, dass sie das Ergebnis einer Entscheidung ist.

Mit Daten in KI-Werkzeugen verhält es sich ähnlich. Es sieht aus wie ein Textfeld. Es verhält sich aber wie eine Übermittlung an einen Dritten, und wo das Wasser danach hinläuft, entscheidet nicht das Textfeld, sondern der Vertrag dahinter. Die gute Nachricht: Diese Entscheidung kann man treffen. Die schlechte: Wer sie nicht trifft, hat sie trotzdem getroffen.

Erste Frage: Personenbezug#

Personenbezogen ist alles, was sich einer bestimmbaren Person zuordnen lässt — auch mittelbar. Der Name im Anschreiben, aber auch die Personalnummer, die Kundennummer, die Fahrzeugkennung oder ein Sachverhalt, der im Haus nur auf eine Person passt. In der Praxis unterschätzen Beschäftigte das regelmäßig, weil sie an „Name und Adresse" denken.

Sind personenbezogene Daten dabei, gilt die DSGVO vollständig: Rechtsgrundlage, Zweckbindung, Datenminimierung, Betroffenenrechte, Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten. Und mit dem Anbieter braucht es einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung. Ohne diesen Vertrag ist der betriebliche Einsatz regelmäßig unzulässig — unabhängig davon, wie gut das Werkzeug ist und wie sehr die Fachabteilung darauf wartet.

Zweite Frage: Wo wird verarbeitet#

Innerhalb der Europäischen Union ist die Lage überschaubar. Verlässt die Verarbeitung den europäischen Rechtsraum, braucht es eine tragfähige Grundlage — heute in der Regel ein Angemessenheitsbeschluss der Kommission oder Standardvertragsklauseln mit einer Prüfung der Verhältnisse im Zielland. Das ist machbar und bindet Aufwand.

Deshalb der praktische Rat: Wenn europäische Verarbeitung buchbar ist, buchen Sie sie. Mistral und Aleph Alpha bieten sie von Haus aus, die amerikanischen Anbieter über bestimmte Unternehmensangebote und Cloud-Regionen. Sie ist selten der Standardtarif und muss ausdrücklich vereinbart werden.

Dritte Frage: Was passiert mit der Eingabe#

Bei den Geschäfts- und Enterprise-Tarifen der großen Anbieter ist vertraglich ausgeschlossen, dass mit Kundeneingaben trainiert wird. Bei normalen Privatkonten gilt das nicht ohne Weiteres. Genau daran hängt der Unterschied zwischen einem geordneten Einsatz und Schatten-KI — und der ist von außen unsichtbar, weil beides gleich aussieht.

Prüfen Sie außerdem, wie lange Eingaben gespeichert werden, wer beim Anbieter Zugriff hat und ob es eine Möglichkeit gibt, Verläufe abzuschalten. Diese drei Angaben stehen in den Vertragsunterlagen, nicht in der Produktbeschreibung.

Die wirksamste Maßnahme kostet nichts#

Weglassen. Ein Vertrag lässt sich prüfen, ohne dass die Namen der Vertragspartner darin stehen. Eine Bewerbung lässt sich zusammenfassen, ohne dass die Anschrift mitgeht. Eine Reklamation lässt sich auswerten, ohne die Kundennummer. Wo Personenbezug nicht gebraucht wird, sollte er vor der Eingabe verschwinden — dann entfällt der halbe Prüfaufwand von selbst.

Eine Ampel für den Schreibtisch#

Eine Seite, gut sichtbar, mehr braucht es nicht. In den Häusern, in denen so etwas hängt, sind die Fragen an mich deutlich seltener geworden.

Grün — ohne Rückfrage erlaubt. Allgemeine Fachfragen. Eigene Entwürfe ohne Personenbezug. Öffentlich zugängliche Texte. Anonymisierte Sachverhalte. Formulierungshilfe für Standardschreiben mit Platzhaltern.

Gelb — nur mit freigegebenem Werkzeug und Vertrag. Interne Unterlagen ohne besondere Schutzbedürftigkeit. Kunden- und Lieferantenkorrespondenz. Verträge. Angebote. Protokolle.

Rot — nicht ohne ausdrückliche Einzelfreigabe. Gesundheitsdaten. Daten zu Gewerkschaftszugehörigkeit, Religion, Herkunft, sexueller Orientierung. Bewerbungsunterlagen. Personalakten. Betriebs- und Geschäftsgeheimnisse mit Schutzvorkehrung. Alles, was unter eine Verschwiegenheitsvereinbarung fällt. Mandats- und Patientendaten.

Geschäftsgeheimnisse sind ein eigener Rechtskreis#

Der Datenschutz ist nicht die einzige Grenze, und in mittelständischen Betrieben oft nicht einmal die wichtigste. Das Geschäftsgeheimnisgesetz schützt Informationen nur dann, wenn sie durch angemessene Geheimhaltungsmaßnahmen geschützt sind. Wer eine Konstruktionsunterlage in ein beliebiges Onlinewerkzeug eingibt, kann im Streitfall Schwierigkeiten haben, diesen Schutz noch zu begründen.

Dazu kommen vertragliche Bindungen: Verschwiegenheitsvereinbarungen mit Kunden enthalten inzwischen häufig Klauseln zur Weitergabe an Dienstleister und zur Verarbeitung durch KI-Systeme. Ein Blick in die eigenen Verträge lohnt, bevor die erste Datei hochgeladen wird.

Was in eine Regelung gehört#

Eine Seite genügt, und sie sollte fünf Punkte enthalten. Welche Werkzeuge freigegeben sind, namentlich. Welche Daten hinein dürfen, nach der Ampel. Was zu tun ist, wenn jemand ein anderes Werkzeug braucht — mit einer Adresse, an die er sich wenden kann. Dass Ergebnisse zu prüfen sind, bevor sie das Haus verlassen. Und wer im Zweifel entscheidet.

Was nicht hineingehört: ein pauschales Verbot. Es wird nicht befolgt, es verlagert die Nutzung auf private Zugänge, und es beseitigt die Möglichkeit, überhaupt noch etwas zu erfahren. Ein Schild am Deich hält das Wasser nicht auf; ein Sperrwerk mit Bedienung schon.

Verankerte Suche statt Hochladen#

Für den dauerhaften Einsatz auf eigenen Beständen ist das Hochladen einzelner Dateien der schlechtere Weg. Die verankerte Suche hält die Unterlagen im eigenen System und schickt nur die jeweils benötigte Passage an das Modell. Das reduziert die übermittelte Datenmenge erheblich, macht Antworten überprüfbar und lässt sich protokollieren.

Aufwendiger in der Einrichtung ist sie natürlich. Aber sie ist die einzige Bauform, bei der sich Datenschutz und Nutzen nicht gegenseitig auffressen.

Was zu dokumentieren ist#

Bei personenbezogener Verarbeitung gehört die Tätigkeit in das Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten nach Artikel 30 DSGVO. Bei voraussichtlich hohem Risiko kommt eine Datenschutz-Folgenabschätzung nach Artikel 35 hinzu — regelmäßig etwa dann, wenn systematisch Beschäftigte oder Bewerber bewertet werden. Dazu die Verträge zur Auftragsverarbeitung, die Freigabeliste der Werkzeuge und der Nachweis über die Schulung nach Artikel 4 der KI-Verordnung.

Das klingt nach viel und ist an einem Vormittag angelegt, wenn man es tut, bevor das erste Werkzeug produktiv läuft. Danach dauert es Wochen.