Was der Einsatz wirklich kostet

Im Treppenviertel wird jede Stufe einzeln genommen#

Wer in Blankenese von unten auf ein Haus am Hang schaut, sieht die Aussicht und nicht die Treppen. Der Preis der Aussicht steht aber nicht am Grundstück, er steht in den einhundertsieben Stufen, die jeden Einkauf begleiten. Bei KI-Vorhaben ist es genauso: Der sichtbare Preis ist der Lizenzpreis, und die Stufen kommen später.

Das ist kein Argument gegen den Einsatz. Es ist ein Argument dafür, vorher zu zählen.

Block eins: Lizenz oder Verbrauch#

Zwei Abrechnungsmodelle. Arbeitsplatzlizenzen — ein fester Betrag je Nutzer und Monat, wie bei Copilot oder den Geschäftstarifen der großen Anbieter. Planbar, aber unabhängig davon, ob jemand das Werkzeug tatsächlich benutzt. Verbrauchsabrechnung über Schnittstellen, gemessen in Token. Günstiger bei geringer Nutzung, schwerer zu prognostizieren, und mit der unangenehmen Eigenschaft, dass ein fehlerhafter Automatismus über ein Wochenende viel Geld kosten kann.

Wer mit Verbrauchsabrechnung arbeitet, sollte am ersten Tag ein Ausgabenlimit setzen. Das ist der billigste Rat in diesem ganzen Dossier.

Block zwei: Einführung#

Auswahl, Vertragsprüfung, Datenschutzunterlagen, Betriebsvereinbarung, Anbindung an vorhandene Systeme, Aufbau eines Prüfsteins, Schulung. Das meiste davon ist Arbeitszeit im eigenen Haus und taucht deshalb in keiner Rechnung auf — weshalb es gern als kostenlos gilt. In einem mittelständischen Betrieb liegt der Aufwand für einen ersten, sauber eingeführten Anwendungsfall erfahrungsgemäß im Bereich mehrerer Personenwochen, verteilt über Fachbereich, IT und Geschäftsführung.

Block drei: Pflege#

Der Posten, den fast niemand einplant. Modelle bekommen neue Fassungen, und mit ihnen ändert sich das Verhalten. Anbindungen brechen, wenn sich ein Fachverfahren ändert. Vorlagen und feste Formulierungen müssen nachgezogen werden. Die Rechtslage verschiebt sich, und mit ihr die Schulungsinhalte. Wer keinen festen Verantwortlichen mit ein paar Stunden im Monat dafür benennt, betreibt das Vorhaben nicht, sondern lässt es laufen — bis es stehenbleibt.

Block vier: Nacharbeit#

Jedes Ergebnis, das geprüft und korrigiert werden muss, kostet Zeit. Solange die Nacharbeit kürzer ist als die eingesparte Arbeit, lohnt sich das Vorhaben. Diese Differenz ist die einzige Zahl, auf die es ankommt, und sie steht in keinem Angebot. Sie lässt sich nur messen, und zwar im eigenen Haus, an eigenen Fällen.

Wie man den Verbrauch überschlägt#

Die Abrechnung erfolgt in Token, und rund einhundert Token entsprechen etwa siebzig deutschen Wörtern. Eine DIN-A4-Seite Fließtext liegt damit grob bei fünfhundert bis sechshundert Token. Für eine Überschlagsrechnung genügt: Seitenzahl je Vorgang mal Vorgänge je Monat mal zwei — der Faktor zwei, weil Eingabe und Ausgabe beide zählen und weil in realen Abläufen fast immer mehr Text hin und her geht als geplant.

Konkrete Preise nenne ich hier bewusst nicht. Sie ändern sich mehrmals im Jahr, und eine Zahl in einem Nachschlagewerk, die in vier Monaten falsch ist, richtet mehr Schaden an als keine Zahl. Die Preislisten der Anbieter sind öffentlich; die Rechnung darüber ist in zehn Minuten gemacht.

Der Denkfehler bei der Zeitersparnis#

„Spart zwanzig Prozent der Bearbeitungszeit" klingt nach zwanzig Prozent weniger Personalkosten und ist es fast nie. Eingesparte Zeit fällt in kleinen Portionen an, verteilt über viele Personen, und füllt sich mit anderer Arbeit auf. Das ist nicht schlimm — nur sollte man es nicht als Einsparung in den Wirtschaftlichkeitsvergleich schreiben.

Ehrlicher rechnet, wer nach drei anderen Wirkungen sucht. Wird eine Arbeit möglich, die vorher unterblieben ist, weil niemand Zeit hatte? Sinkt die Durchlaufzeit an einer Stelle, an der der Kunde sie merkt? Werden Fehler früher gefunden? Diese drei lassen sich belegen, und sie überzeugen eine Geschäftsführung mehr als eine Prozentzahl.

Wann sich Eigenbetrieb rechnet#

Selten, und später als die Begeisterten annehmen. Zum Eigenbetrieb gehören Hardware oder gemietete Rechenkapazität, Betrieb, Aktualisierung, Absicherung und vor allem Personal, das das kann. Der Punkt, an dem die Rechnung kippt, liegt bei sehr hohem und gleichmäßigem Verbrauch — oder er liegt gar nicht in der Rechnung, sondern in einer rechtlichen oder vertraglichen Vorgabe, dass Daten das Haus nicht verlassen dürfen. Im zweiten Fall ist Eigenbetrieb keine Kostenfrage, sondern die Bedingung.

Die stillen Posten#

Vier Positionen, die in keiner Kalkulation stehen und regelmäßig anfallen.

Doppelte Werkzeuge. Die Fachabteilung hat ein Werkzeug, die IT ein anderes, der Vertrieb ein drittes. Ein halbes Jahr später zahlt das Haus dreimal für dasselbe.

Ungenutzte Lizenzen. Arbeitsplatzlizenzen werden großzügig verteilt und selten zurückgenommen. Eine Nutzungsauswertung nach drei Monaten ist die einfachste Ersparnis, die es gibt.

Nachträgliche Datenarbeit. Das Vorhaben stellt fest, dass die Bestände nicht durchsuchbar sind. Die Erschließung ist dann ein eigenes Projekt mit eigenem Budget — und wird von einem Fachbetrieb ausgeführt, nicht nebenbei.

Erneute Schulung. Nach einem Werkzeugwechsel oder einer größeren Modellumstellung ist die alte Schulung nicht mehr passend. Artikel 4 der KI-Verordnung verlangt einen Kenntnisstand, der zum tatsächlichen Einsatz passt — nicht einen, der einmal gepasst hat.

Eine Kalkulation, die trägt#

Rechnen Sie das erste Jahr in vier Zeilen: Werkzeugkosten für zwölf Monate. Einführungsaufwand in Personentagen, bewertet mit einem internen Stundensatz. Pflegeaufwand mit einem festen Monatsanteil. Nacharbeit als Differenz aus der Messung im Probelauf, hochgerechnet auf die Fallzahl. Dagegen die drei belegbaren Wirkungen aus dem Abschnitt oben.

Wenn diese Rechnung nur mit optimistischen Annahmen aufgeht, ist die Antwort nicht, die Annahmen zu verbessern. Die Antwort ist, einen anderen Anwendungsfall zu suchen.